أتمتة المكاتب والذكاء الاصطناعي للسكرتير الحديث

بنهاية هذه الدورة، سيكون المشارك قادرًا على:

1. إتقان استخدام تطبيقات الحزمة المكتبية المتقدمة (Microsoft 365 / Google Workspace) في المهام الإدارية اليومية – استخدام (Outlook/Gmail) لإدارة البريد الإلكتروني (تصنيف، قواعد، بحث متقدم)، وتقويم (Calendar) لجدولة الاجتماعات ومشاركة التقويم، و(Word/Google Docs) لإنشاء وتحرير المستندات الاحترافية (باستخدام القوالب والأساليب)، و(Excel/Google Sheets) لتحليل البيانات البسيطة وإنشاء الرسوم البيانية، و(PowerPoint/Google Slides) لإنشاء عروض تقديمية جذابة.

2. تطبيق أدوات الذكاء الاصطناعي (AI) في المهام الإدارية – استخدام (ChatGPT، Microsoft Copilot، Google Bard) لكتابة البريد الإلكتروني، تلخيص المستندات، إنشاء مسودات التقارير، اقتراح صياغات بديلة. استخدام (Grammarly) لتحسين اللغة وتصحيح الأخطاء. استخدام (Otter.ai، Fireflies.ai) لتسجيل وتفريغ وتلخيص الاجتماعات. استخدام (Canva AI، Microsoft Designer) لإنشاء رسومات وتصاميم بسيطة للإعلانات الداخلية أو المنشورات.

3. أتمتة المهام المتكررة (Automation) باستخدام أدوات مثل (Power Automate، Zapier) – إنشاء تدفقات عمل (Flows) مثل: (1) حفظ مرفقات البريد الإلكتروني تلقائيًا في مجلد (OneDrive)، (2) إضافة الأحداث من قناة (Teams) إلى التقويم، (3) إرسال رسائل تذكير تلقائية قبل الاجتماعات، (4) نسخ البيانات بين تطبيقات مختلفة (مثل من Excel إلى Outlook).

4. إدارة الملفات والمستندات السحابية بكفاءة (Cloud Document Management) – تنظيم الملفات في (OneDrive، Google Drive، SharePoint) باستخدام المجلدات والعلامات والأذونات. التعاون في الوقت الفعلي على المستندات (Co-authoring). استخدام (Docusign، Adobe Sign) للتوقيع الإلكتروني على العقود والمستندات الحساسة.

5. بناء لوحات معلومات تنفيذية بسيطة (Executive Dashboards) باستخدام Power BI أو Excel أو Google Data Studio – جمع البيانات من مصادر متعددة (جداول Excel، نماذج Google، البريد الإلكتروني)، وتحليلها (إجماليات، متوسطات، اتجاهات)، وعرضها على لوحة تحكم تفاعلية (مخططات أعمدة، خطية، دائرية) تدعم الإدارة العليا في اتخاذ القرار.

6. إدارة الاجتماعات والفعاليات الداخلية بشكل احترافي باستخدام الأدوات الرقمية – جدولة الاجتماعات المتكررة، إرسال الدعوات، إدارة قائمة الحضور، مشاركة جدول الأعمال والمحاضر، إجراء الاجتماعات الافتراضية عبر (Teams، Zoom، Google Meet) مع استخدام ميزات التسجيل والترجمة الفورية والتفاعل.

يستهدف هذا البرنامج التدريبي الفئات التالية:

1. سكرتارية (Secretaries) ومساعدو إداريون (Administrative Assistants) في القطاعين العام والخاص.

2. موظفو الاستقبال والإدارة المكتبية (Office Managers).

3. مساعدو المديرين التنفيذيين (Executive Assistants).

4. موظفو إدارة المراسلات والتوثيق.

5. موظفو التنسيق الإداري واللوجستي.

6. خريجو الإدارة المكتبية والسكرتارية وإدارة الأعمال.