إدارة الفعاليات الدولية والمؤتمرات

بنهاية هذه الدورة، سيكون المشارك قادرًا على:

1. فهم دورة حياة الفعالية (Event Life Cycle) – (5 مراحل: التحليل والتخطيط، التنظيم والإعداد، التنفيذ، المراقبة والتعديل، التقييم والإغلاق). – تحديد أهداف الفعالية (ذكية (SMART))، ووضع خطة عمل (Work Breakdown Structure – WBS)، وإعداد ميزانية تفصيلية (Budget).
2. اختيار الموقع (Venue) وإدارة العقود مع الموردين (Contracts Management) – تقييم المواقع المحتملة (السعة، الموقع، التجهيزات، التكاليف)، التفاوض على العقود (بما في ذلك بنود الإلغاء (Cancellation Clauses) والطوارئ (Force Majeure)). إدارة عقود الموردين (التموين، النقل، الديكور، التقنية، الأمن، التنظيف).
3. تطوير استراتيجيات التسويق والترويج للفعالية (Marketing & Promotion) – استخدام القنوات المختلفة (الموقع الإلكتروني، وسائل التواصل الاجتماعي، البريد الإلكتروني، العلاقات العامة، الإعلانات المدفوعة) لجذب الحضور والرعاة. إدارة قائمة الحضور والتسجيل (Registration).
4. إدارة المتحدثين والضيوف كبار الشخصيات (VIP Management) – التواصل مع المتحدثين، تنسيق جداولهم، ترتيب السفر والإقامة، تجهيز قاعات الاجتماعات، التعامل مع متطلباتهم الخاصة (مترجم، مرافق، سكرتير).
5. إدارة المخاطر والطوارئ أثناء الفعالية (Risk & Emergency Management) – تحديد المخاطر المحتملة (أمنية، صحية، تقنية، لوجستية)، تطوير خطة الطوارئ (خطة الإخلاء، الإسعافات الأولية، إدارة الحشود)، وتدريب فريق العمل على الاستجابة.
6. قياس نجاح الفعالية وإعداد تقرير ما بعد الفعالية (Post-Event Report) – جمع بيانات الحضور (عدد، رضا)، تحليل الميزانية (مقارنة الفعلي بالمخطط)، حساب مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) مثل (رضا الحضور، العائد على الاستثمار (ROI)، عدد الفرص التجارية التي تم توليدها)، واستخلاص الدروس المستفادة.

يستهدف هذا البرنامج التدريبي الفئات التالية:

1. مديرو الفعاليات (Event Managers) ومنسقو المؤتمرات (Conference Coordinators) في القطاعين العام والخاص.
2. موظفو مكاتب إدارة الفعاليات في البلديات وهيئات التطوير والتسويق السياحي.
3. مسؤولو العلاقات العامة والاتصال المؤسسي (PR & Corporate Communication).
4. منسقو التسويق والترويج.
5. مدراء العمليات اللوجستية (Logistics Managers).
6. مسؤولو الرعاية والشراكات (Sponsorship Managers).
7. موظفو الضيافة والفنادق (Hospitality).
8. خريجو إدارة الأعمال، السياحة والفعاليات، العلاقات العامة.