الأرشفة الإلكترونية

بنهاية هذه الدورة، سيكون المشارك قادرًا على:

1. فهم مفهوم الأرشفة الإلكترونية وأهميتها ومزاياها – التمييز بين الأرشفة الورقية والإلكترونية، وفوائد التحول الرقمي (توفير المساحة، سرعة الاسترجاع، المشاركة، الأمان، الامتثال القانوني).
2. تصميم وتنفيذ نظام أرشفة إلكتروني فعال – اختيار الهيكل التنظيمي (الشجرة – Folder Tree) بناءً على طبيعة الوثائق (حسب الإدارة، المشروع، السنة، النوع)، وضع سياسات تسمية الملفات (Naming Conventions)، وتصنيف الوثائق (Taxonomy).
3. تطبيق إجراءات مسح المستندات ضوئيًا ومعالجتها بـ OCR – إعداد المستندات الورقية للفحص، استخدام الماسحات الضوئية، تحسين جودة الصور، تشغيل OCR لتحويل الصور إلى نصوص قابلة للبحث، والتحقق من دقة التحويل.
4. تطبيق سياسات الاحتفاظ والتخلص من الوثائق – تحديد فترات الاحتفاظ القانونية والإدارية لكل نوع من الوثائق (مثل العقود 5 سنوات، الفواتير 10 سنوات، سجلات الموظفين 6 سنوات)، وتنفيذ إجراءات التخلص الآمن (الحذف الآمن، التقطيع الرقمي).
5. تطبيق إجراءات الأمان والتحكم في الوصول – تعيين صلاحيات الوصول (قراءة، كتابة، حذف، مشاركة) بناءً على أدوار المستخدمين، استخدام التشفير (Encryption) للمستندات الحساسة، تفعيل سجلات التدقيق (Audit Logs)، والتعامل مع النسخ الاحتياطية (Backup) والاسترداد بعد الكوارث.
6. الامتثال للمتطلبات القانونية للأرشفة الإلكترونية – فهم متطلبات نظام التعاملات الإلكترونية (حجية المستند الإلكتروني)، نظام حماية البيانات الشخصية (حماية البيانات الشخصية في الأرشفة)، ومعيار ISO 15489 (إدارة الوثائق).

يستهدف هذا البرنامج التدريبي الفئات التالية:

1. مسؤولو الأرشفة ومراكز المعلومات والتوثيق في القطاعين العام والخاص.
2. مسؤولو الإدارة والوثائق والسجلات في الشركات والمؤسسات.
3. مسؤولو تقنية المعلومات المهتمون بإدارة المحتوى المؤسسي.
4. السكرتاريات التنفيذيات والإداريات المسؤولات عن حفظ الملفات الإلكترونية.
5. موظفو الإدارات القانونية ومراكز البيانات.
6. خريجو المكتبات والمعلومات والإدارة وتقنية المعلومات.